Automatize processos para vender mais em 2018!

Imagino que a essa altura do ano você já esteja fazendo - se ainda não fez - as previsões para 2018. Contratações, expansão da operação, aumentar as vendas, tudo isso começa a passar pela cabeça do gestor nessa época do ano e é nessa hora que precisamos sentar e fazer alguns cálculos para garantir o melhor resultado para o próximo ano.

Não canso de repetir que uma das nossas maiores preocupações ao desenvolver um novo módulo no Minerador é o impacto que ele causará na operação dos nossos clientes. Logicamente pensamos no valor que o Minerador entrega para a sua operação de vendas ao reduzir o ciclo de vendas e reduzir os erros nas propostas mas existe um resultado que entregamos e no entanto poucos clientes conseguem perceber objetivamente. O Minerador reduz o custo com a sua operação de vendas.

Resolvemos nos debruçar sobre algumas planilhas e fazer alguns cálculos para provar por A + B que as meninas dos seus olhos não têm menstruação (entendeu a referência aos Mamonas?), digo, para demonstrar a economia que você tem ao investir no Minerador.

Melhor eu te avisar logo que esse texto ficou maior do que eu tinha planejado mas eu te garanto que ele tem informações muito importantes para todo gestor. Se você quer realmente reduzir os seus custos, aumentar suas vendas e não ficar para trás da concorrência, te recomendo que leia até o final!

Geralmente quando perguntamos como os gestores pretendem aumentar o volume de vendas, a resposta é contratar mais consultores ou backoffices, por isso resolvi calcular quanto realmente custa contratar e manter um funcionário.

Custos Fixos

A primeira despesa - e às vezes a única - considerada pelos gestores na hora de contratar um novo funcionário é o salário. Não está errado, realmente é a despesa mais visível em termos de folha de pagamento. Ao longo desse artigo veremos que existem diversos outros gastos envolvidos que podem impactar demais o resultado final da empresa.

A tabela abaixo exemplifica a planilha de custos (simplificada) para um funcionário que ganha um salário nominal de R$2.000 por mês.

Aqui, além do salário e dos encargos (INSS, FGTS, PIS, COFINS...) são considerados os benefícios pagos aos funcionários, como Vale Refeição, Vale Transporte e Plano de Saúde. As provisões necessárias para pagamento de 13° e férias também entram nesse cálculo, afinal no final do ano você vai ter que pagar de qualquer forma, certo?

Como você pode ver, os valores vão muito além do salário nominal (ainda mais que temos o governo como sócio ;-D).

Custo de Infraestrutura

Os gastos com infraestrutura são muita vezes subestimados pelos gestores, que esquecem que ao contratar uma pessoa precisam fazer alguns investimentos.

Aqui entram os rateios de custos fixos como aluguel, água, energia elétrica, ~cafezinho~, além das despesas com capital, o famoso CAPEX, que são as despesas com compra de computadores, mesas, cadeiras e outros equipamentos necessários ao funcionamento da empresa.

Aqui no Minerador temos uma planilha com algumas previsões desse tipo. Sabemos que para cada pessoa que entra na empresa nosso gasto é com:

  • Computador: R$2.000,00
  • Mesa: R$400,00
  • Cadeira: R$350,00
  • Parte do gasto com aluguel
  • Parte do gasto com energia
  • Parte do gasto com agua
  • Parte do gasto com cafezinho (no nosso caso é muito alto)

Não vou aprofundar muito a análise nesse quesito mas faça as contas rapidamente e você perceberá quanto custa adicionar mais uma pessoa à operação.

Custo de Treinamento e Ramp-up

Esse é um custo que todo gestor no mercado de telecom conhece muito bem mas dificilmente leva em consideração. Toda vez que se contrata uma nova pessoa de fora do mercado de telecom, ela precisa se acostumar com os palavrões como VC1, VC2, Trade-in, Intra Rede, Intra Grupo, M2M, TT, ARPU e por aí vai... Depois de receber o treinamento inicial ainda leva algum tempo até que estejam prontos e performando com todo o seu potencial.

Para efeitos de cálculo, vamos imaginar que você acabou de contratar um backoffice. Essa pessoa precisa aprender tudo sobre telecom e sobre a sua operação. Na melhor das hipóteses (sendo bem otimista mesmo) esse novo funcionário estará treinado depois de um mês e nesse caso o seu custo será de R$3.825 (aquele calculado lá no primeiro item), fora eventuais cursos e treinamentos que sejam pagos. Até esse momento, ele realmente não produziu nada, estava apenas aprendendo.

Caso esse funcionário saia da empresa todo esse custo fica como uma perda da empresa e você terá que investir novamente em um outro funcionário.

Com todos esses números, podemos calcular quanto custa para preencher cada contrato "na unha". Lembre desses números e vamos para um pouco mais de matemática!

Cálculo do custo do contrato preenchido

Finalmente, depois de ver alguns números, podemos calcular quanto custa o desperdício de tempo causado pelo preenchimento manual dos termos.

Vamos considerar agora apenas aqueles gastos que se repetem todo mês, deixarei de fora os Custos de Treinamento e Ramp-up e os Custos de Infraestrutura (a essa altura você já sabe o quão caros eles são).

Vamos então para um pouco de matemática: Temos um Bko contratado para trabalhar 8h por dia. Descontando finais de semana e feriados, suponhamos que ele trabalha 22 dias por mês. Dessa forma, a empresa teria à sua disposição 176h de trabalho desse funcionário por mês.

Conhecemos a operação de diversos AACEs pelo Brasil e sabemos que em média, um bko passa cerca de 40% do seu tempo preenchendo termos. Isso vale também para consultores. Logo, 40% do tempo de um bko representa 70h por mês apenas preenchendo contratos! Esse número te surpreende tanto quanto a mim??

Um breve resumo das contas até aqui:

  • 1 bko trabalhando 8h/dia, 22 dias por mês
  • Passa 40% do seu tempo útil preenchendo contratos
  • 70h por mês apenas preenchendo Papelada!!!

Seguimos com as contas. Já vimos que o custo mensal para manter um funcionário é de R$3.825. Para saber quanto é gasto apenas para que ele preencha os termos, fazemos 40% de R$3.825, isso resulta em R$1.530! Ou seja, você paga R$1.530 para o bko preencher papel! Além do óbvio desperdício de tempo, isso gera um desgaste e uma desmotivação na equipe. Trabalho repetitivo normalmente é bem cansativo, concorda?

Finalmente conseguimos calcular quanto custa preencher cada contrato e quanto você poderia economizar ao automatizar esse processo com o Módulo Papelada.

Para saber quantos contratos uma pessoa preenche por mês, consideramos que um bko passe cerca de 45min preenchendo e revisando cada contrato e dividimos o tempo utilizado por mês para preencher contratos (70h) por 45min. Assim temos que cada bko pode preencher em média 88 contratos por mês. Logo, o custo de preenchimento de cada contrato é de:

R$1.530/88 contratos = R$17,39

Legal! Agora sabemos que cada vez que um contrato é preenchido o seu porquinho emagrece R$17,39. Se por acaso um contrato precisa ser refeito por opção do cliente ou por erro de preenchimento (o que é bem comum), seu custo ainda aumenta. Doloroso, não?

Fiz uma tabela para te mostrar tudo que falei até agora:

Quanto vale automatizar o preenchimento de termos?

Como falei no inicio do artigo, que uma das nossas maiores preocupações é gerar um resultado positivo para os nossos clientes, por isso cada novo módulo do Minerador é pensado para reduzir o custo de alguma operação ou aumentar a margem de lucro (preferencialmente os dois ;-P). Com o papelada não é diferente; alguns benefícios que o AACE tem com esse módulo são:

  • Reduz o ciclo de vendas;
  • Reduz os erros de preenchimento;
  • Reduz o IDP;
  • Passa maior profissionalismo para o cliente;
  • Aumenta a conversão em vendas;
  • Aumenta o lucro.
"Ah, mas como assim reduz o ciclo de vendas??"

Imagine a seguinte situação: o consultor saiu para uma visita e conheceu o Marcos, proprietário da Papelaria Papel & Papel. Depois de apresentar a proposta (que o consultor gerou automaticamente pelo Minerador) o Marcos gostou e aprovou a contratação de um plano com 4 linhas para a papelaria.

O consultor pede toda a documentação para o cliente e volta para o escritório para preencher os termos, ou ainda envia para o backoffice.

Com o Módulo Papelada, o consultor só teria que pedir algumas informações do cliente para gerar "automagicamente" todos os termos de contratação na frente do cliente e em segundos! Duvida? Veja esse vídeo e tire suas próprias conclusões:

Além de você pegar o cliente na emoção do momento - o que já aumenta a sua chance de converter essa venda já que cerca de 30% dos pedidos são perdidos por desistência do cliente - a percepção de profissionalismo que uma plataforma dessas gera é enorme.

Com o Papelada a sua equipe ganha em produtividade e eficiência. Além do mais existe o efeito "surpresa" ao apresentar o contrato pronto para ser assinado assim que o cliente aceita a proposta. Se você gostou dessa ideia, veja também o estudo que fiz de como poderíamos Reduzir em 90% o Ciclo de Vendas de Telecom.

"Ta, mas como vai reduzir os erros de preenchimento?"

Vamos lá, errar é humano. Ainda mais quando se está com pressa de fechar a venda, existe uma grande chance de preencher alguma informação errada, digitar o número de uma linha errado ou trocar o nome do cliente de José por Genésio... Acontece!

Com o Papelada, os termos são preenchidos com as informações da proposta e a maioria dos dados da empresa são preenchidos automaticamente com os dados que coletamos da Receita Federal.

"Beleza, e qual a minha economia ao contratar o Papelada?"

Vamos fazer um cálculo rápido (o último, prometo). Considerando que aquele funcionário preencha exatamente 88 contratos durante o mês, você deve lembrar que o custo para a empresa é de R$1.530, ou R$17,39 por contrato (sem contar os erros de preenchimento). Os mesmos 88 contratos, se fossem gerados pelo Papelada, sairiam a R$12,72 cada, ou seja 27% de economia logo de cara! Ah, você pode gerar quantos termos quiser para a mesma negociação, ou seja, refazer o contrato não te custa nada mais!

Outra vantagem é que quanto mais contratos você preencher, menor o custo individual. Gerar 100 contratos por exemplo, custaria R$11,20 por contrato e esse valor segue caindo!

Depois de todos esses números, tenho certeza de que você está tão convencido quanto eu de que investir no novo módulo Papelada é um ótimo negócio para reduzir os custos da sua operação e aumentar o seu lucro no final do mês!

Se você quiser saber mais sobre o Papelada, acesse o nosso site ou pergunte para mim, ficarei muito feliz em poder demonstrar esse incrível módulo ao vivo.